中健易康文件管理辦法(doc 8頁)

中健易康文件管理辦法目錄：
1 目的
2 適用範圍
3 程序執行者
4 正文
5 程序主要注釋
6 作業記錄

中健易康文件管理辦法內容提要：
4.1 文件分類及收發登記
4.1.1 當文件管理員收到書麵文件或其他書麵資料時，應分類登記到相應的“文件清單”上。
4.1.2 當文件外發時，文件管理員應填寫“文件發放記錄表”，以便追溯。
4.2.1 文件管理員應每天上午上班後一小時內查收電子郵件及傳真，以確保及時收到文件。
4.2.2 文件管理員應及時將文件附“文件簽閱單”交行政總裁簽批。
4.2.3 簽批後需要傳閱的文件，通知其他員工簽閱。
4.2.4 文件管理員確保所有人員在2天內閱知應該閱知的文件。
4.3.1 文件管理員在文件簽閱完畢後，將其存入相應的文件夾。
4.3.2 文件夾應保存在安全適宜的資料櫃中，便於查找和檢索。
4.3.3 每年12月31日前將本年度文件進行清理，將作廢文件、失效文件進行銷毀；其他文件進行存檔，保留三年後銷毀。
4.3.4 文件銷毀時應填寫“文件留用/銷毀審批表”，經行政總裁審批後方可銷毀。銷毀文件時，不少於2人在場（1人銷毀，1人監銷）
4.4.1 文件被借閱時，比須填寫“文件借閱記錄表”經行政總裁審批後方可借閱。
4.4.2 文件借閱後，都不得帶離公司。確須帶走，須經行政總裁審批後方可帶離。
4.4.3 原版文件，涉及公司機密的文件不得外借。

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