內部訂單預算創建流程分析(doc 19頁)
內部訂單預算創建流程分析目錄:
1.流程說明
2.流程圖
3.係統操作
內部訂單預算創建流程分析內容提要:
在係統內,對預算的控製共有三種情形實施預警:
1)當開支(含將要開支)達90%時,係統自動提示警告畫麵,該畫麵提示給實際作業部門之操作人員,以引起注意;
2)當開支(含將要開支)達95%時,係統除自動提示警告信息畫麵外,另E-Mail給財務預算計劃人員,以引起重視(財務預算計劃人員必須於後台設定,如未設定,則係統視同第三種方式提示不能報支畫麵);
3)當開支(含將要開支)達100%時,係統自動提示不能報支信息,此時,作業部門及時知會相關部門,提醒其追加預算。
相關部門如須使用專項預算或資本化支出時,須填列“內部訂單維護申請表”(格式見附件一),轉財務審核後方可於係統創建。實務中,家具公司使用內部訂單均為統計性質。
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1)當預算為資本化支出時,一定要在摘要內寫明數量、品名或型號,以便於相關人員於係統內檢核;
2)專項費用或資本化費用先行預付時,內部訂單預算無法從預付定金這一源頭進行控製,但若與采購請求同步於係統作業時,係統將以采購請求金額作為預算控製之源頭,此時預付之定金將在該采購訂單上反映。
3)若無采購請求,而直接創建采購訂單,則係統將以采購訂單作為預算控製之源頭。
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對於預算的預警控製,在SAP係統中以預算數為基準,而不是以計劃數為基準,但其報表比較時,以計劃與實際作比較,不是以預算與實際作比較。因此,在輸入預算時須同步輸入計劃數,且計劃數必須細化至成本要素,否則計劃與實際將無法比較。
平時,財務計劃人員應多跟蹤內部訂單使用狀況,並將未關閉之內部訂單進行專案管理,一旦內部訂單使用完畢,財務計劃人員及時於係統內關閉。
每年重複性內部訂單(如教育訓練費用),建議創建一個內部訂單號即可,以方便年度比較。
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