秘書學培訓課件（PPT 84頁)

第六章日常工作（上）
第一節辦公室管理
良好的辦公環境是工作的興奮劑，
也是看一個秘書個人素養高低的重要方麵，
拖遝而又懶惰的秘書永遠也不會得到領導青睞的。
辦公室的含義
——辦公室是一個常用而普通的名詞，卻有著多種含義：
第一種：泛指一切辦公場所，區別於用於教學的教室，用於生產的車間，或是醫療室、實驗室等等。
第二種：是指某一類職業人員或某一級職務人員的辦公場所。如：教師、護士、廠長、院長辦公室等。
第三種：指黨、政府機關、企事業單位內的綜合辦事機構。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等。
第四種：指某種專門的獨立的工作機構。如國務院台灣事務辦公室等。
辦公室環境管理的原則
方便→舒適→和諧統一→安全。
想想看
辦公室的七大效率殺手有哪些？
1.空氣殺手；2.光線殺手；
3.聲音殺手；4.空間殺手；
5.設備殺手；6.文件殺手；
7.職能殺手。
見書108——110
辦公室的布局與布置
（1）布局
①封閉式布局。
封閉式布局是一種較為傳統的辦公室布局，
是把組織內部各職能部門獨立安排在一個個小房間內，組成一個個小辦公室。
②開放式布局。
就是將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，
把組織內部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。
辦公環境管理
（2）辦公環境布置
①布置要點
◇營造一個安靜的工作環境；
◇保證良好的采光、照明條件；
◇合理安排座位；
◇力求整齊、清潔。
②布置的原則
采用一個大間辦公室。
使用同一大小的桌子。
檔案櫃應與其他櫃子的高度一致，以增進美觀。
采用直線對稱的布置。
主管的辦公區域需保留適當的訪客空間。
將通常有許多客戶來訪的部門，置於入口處。
主管的工作區域位於部屬座位之後方，以便於控製和監督。
全體職員的座位應麵對同一方向布置。
常用的文件與檔案，應置於使用者附近。
應保持公共空間和私人空間的獨立。
桌與桌之間應留有一米左右的距離。
桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側射入。
最常用的辦公物品應放在伸手可及的地方
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