現代辦公程序與規範(ppt 82頁)

現代辦公程序與規範目錄：
一、文字處理
二、常用公文寫作
三、行文的基本規則
四、會議
五、組織和校對文件
六、日程安排
七、檔案管理

現代辦公程序與規範內容摘要：
存檔目的：
　　 將失去現時效用但對日後工作具有參考價值的文件歸存為檔案，按一定的順序排列交進行妥善保管，以備利用查考
(1)公務文件指南
需要永久保留的檔案，包括公司文件、 刊物、賬簿和會議記錄等;
需要保留5年—10年的檔案，包括過期的合同、托收記錄和保險索賠證據等;
需要保留5年的檔案，包括會議代表、客戶貸款分類和普通信件等；
需要保留大約1年的檔案，包括通知、通函、複印件和銀行存款憑據等。
(2)個人資料指南
(3)準備一份存放計劃
包括：存放盒上的檔案號
存放地點
準備銷毀的日期
銷毀日期
批準銷毀者
保護檔案和重要文件
集中和分散係統：
（1）集中式
將所有類型的一切檔案資料都保存在一個中心貯存。
（2）分散式
規定所有的文件都由單位各個部門分別保管，從而方便查閱。
信息的含義：
　　信息是事物存在方式或運動狀態的直接或間接的反映。信息是一種普遍存在的社會現象，客觀世界的一切事物及其運動都是信息之源。
信息的特征：
　　客觀性 共享性 開發性 傳遞性
　　時效性 存儲性 可塑性 無限性

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