E化秘書達人的會議管理(ppt 44頁)

E化秘書達人的會議管理內容簡介：
會議追蹤
需要多人傳閱的文件可以善用 Word [傳閱]功能
主題 會議日期 負責人 完成期限 備注
電話追蹤雖然比較直接，但也容易得罪
用E-mail 以列表的方式把已經交的列出；沒交的列出
中型會議前的準備
活動時間與地點
時間的選擇:重要人物的時間?大家的想法?
場地的選擇:近一點?遠一點?依賴某個特別因素?...
確認會來的人
重要人物(長官，講師…)的邀請
簽到表／議程表／時間廣告牌／名牌／Welcome
茶水／點心／講義／相關資料
相關會議設備
麥克風／白板／投影機／單槍投影機／ 計算機
…
(準備一個Check List可以有效掌握是否在會議前遺漏了哪些)
會議的邀請
重要人物的日期／時間確認
活動地點(地圖)
客戶的需求
投影機？白板？錄像機？
車位／個人喜好／其它
會議的完整行程表
接待
E 化工具在會議邀請上的幫助
先以電話溝通再利用工具
Outlook 電子郵件中的[讀取回條]
Outlook 行事曆的[會議邀請]
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