專業秘書訓練教程(doc 44頁)

內容摘要
引言
秘書是上司的左右手，他的責任是替上司分憂解勞，減少主管無謂的幹擾，所以，主管如果能獲得一個優秀的秘書的話，就能心無旁騖拓展業務版圖。
美國一家石油公司的董事長西蒙艾瑞克，當記者問他一生經營企業的秘訣時，他說：“沒什麼秘訣，隻要請一位好秘書就對了”。
所以由此可見一斑，秘書在企業的角色有多麼的重要。
秘書的自我定位
當記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經營企業的秘訣時，他說“要請一位好秘書”，由此可見，秘書在企業中的位置有多麼重要。
1．秘書的工作內容
秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產生的任何事務性工作都可能會涉及，所以秘書需要非常細致和耐心。大致來說，秘書的工作包括以下幾個方麵：
?輔助決策
當上司麵對多個選擇而猶豫不決時，秘書要為上司收集相關資料，幫助上司分析情況。
?調查研究
當上司接到一個新任務時，秘書應協助上司進行調查研究，掌握具體的第一手資料。
?收集信息
當今的社會已進入信息時代，秘書必須具備信息處理能力，及時、準確地收集所需要的信息。此外，還要善於運用網絡收集信息。
?文書處理
文書處理包括整理資料、撰寫報告等等。一位優秀的秘書應該善於處理文書。
?會務準備
所謂會務準備既包括公司內部的會議準備，也包括對外的會議溝通，準備工作主要是進行業務彙報。
?公關工作
公關工作包括溝通、社交、商務等方麵，有時也要代表公司進行發言，或者代表主管或老板與媒體以及同行打交道，與他們建立良好的溝通渠道。
?檔案管理

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