企業秘書工作實務培訓(PPT 49頁)

主要內容
一、會前準備
二、會中服務
三、會後掃尾

內容摘要
張梅是綠野農機有限公司新來的辦公室秘書，這幾天她特別忙，因為經理交代張梅負責即將召開的重要客戶接待會，張梅發現雖然隻是開個會，可要做的準備很多，於是她及時成立了會議事務小組，安排了會議方案的籌劃、會議的接待、會議材料的準備、會議服務、內容記錄、編發會議紀要等工作，盡管做了很周密的準備，可開會時還是出了很多措手不及的問題，來賓臨時增加了幾位，由於事先沒有準備，所以會議材料不夠又臨時準備，招待食宿安排也很被動，會議開完後，有一份很重要的資料沒有及時
收回，有些客戶開完會就要離開，張梅和其他的工作人員費了好大勁兒，挨著個的找，好不容易才收上來，還特別擔心材料的泄密……事後，張梅主動向領導做了會務工作的總結，指出了自己的失誤，經理對張梅的努力給予了肯定，同時提醒她說：“會議工作很重要，有時一場會議就是一個機遇，關係著公司的發展。會議能否開好，還要看我們工作做得是不是夠細致、紮實。”
會議工作流程：
會前準備：擬訂會議計劃書，選定會議議題，擬訂會議議程、日程，準備會議文件，確定出席、列席人員，與會人員編組，選定、布置會場，製作會議證件，發會議通知，製定會議須知、申請會議經費。
會中工作：負責會議報到，會議記錄，會議簡報，會議值班，處理突發事件，引導與會人員離開會場。
會後工作：清理文件，安排離會，修訂文件，撰寫紀要，結算會議經費，評估會議效果。

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