主持會議培訓(DOC 21頁)

內容摘要
會議的類型和目的
會議有幾種基本類型，每一類型可通過其不同的目的加以區分。在解決問題的會議上，與會者首先界定問題，然後起草解決它的方案。這種會議的參加者必須能夠識別問題，同時具有解決它的精力和技能。
在製定決策的會議上，與會人選擇執行的方案。為了成功，與會人必須對決策過程達成一致意見：決策製定的方式是一致或多數通過，還是隻有某些個人提供意見？
其他類型的會議可以是為交流、彙報及反饋的目的而舉行。例如，關於某一項目的進展狀況的會議用來使每個與會者掌握最新的發展動態。
顯然，會議可以具有一個以上的目的。例如：員工會議不僅經常提供最新信息，而且可以用來解決具體問題。但是，無論會議有一個還是多個目的，都是由目的來決定何時召開會議。
一般來說，當發生如下情形時，需要召開會議：
需要大家提供信息或建議。
需要大家參與做出決策或解決問題。
需要與大家分享信息和成功，或關係到全體人員的問題，或者需要全體成員了解某一特定情況。
需要來自不同部門、不同角度、不同工藝的人員提供解決方案的問題。
發現對一個問題、議題或領域的責任需要加以澄清。
獲悉大家感到有會麵的強烈需要。
如果發生下列情況，最好不要召開會議：
主題是關於某個人的，最好采取一對一的方式處理。
你沒有時間準備。
另一種交流方式可能更能發揮作用或更好，例如：一份備忘錄、電子郵件或電話。
問題已經決定。
主題不值得占用每個人的時間。
大家很沮喪，在能夠找出衝突或受挫的源泉之前，需要分開一段時間。
準 備 會 議

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