秘書與秘書工作概述(PPT 39頁)

一、秘書
1、我國“秘書”的沿革
漢代：秘藏於皇宮內的各類書籍都被稱為“秘書”，它是指具有神秘色彩或秘密性質的圖書。
東漢後期：朝廷設立“秘書監”，專門從事管理國家秘密圖書典籍。
魏晉南北朝時期：設立了“秘書丞”、“秘書郎”等文官官職，其主要職責是掌管國家典籍。
3、秘書的分類
A.助理級秘書
B.文書級秘書
C.執行級秘書
D.行政級秘書
其他分類:
按自身特長和能力:參謀型、辦事型、業務型、公關型、技術型
按職務的性質：行政秘書和專業秘書
按職位規定的時間長短：專職秘書和兼職秘書
二、秘書工作
1、西方學者關於秘書工作內容的闡述
（1）美國《職稱辭典》：
全麵處理機關、公司的行政工作，以減輕政府官員和公司負責人的較次要的行政事務及辦公室工作；
能用速記記錄口述；
能用翻譯機將口述或將複製的記錄信息譯成文字；
處理上司約會及提醒其約會；
接電話和打電話；
處理上司私人重要郵件，主動書寫日常函件；
對辦公室其他工作人員進行工作監督；
整理人事檔案。
1、西方學者關於秘書工作內容的闡述
（2）美國秘書專家瑪麗?A?德弗裏斯
通過各種存儲媒體管理大量的記錄材料；
為各種不同的信息建立收發係統——包括文字係統和電子係統，準備信件和文件；
進行多種運程的通信操作，處理文字和電子函件；
與國內和國際用戶、消費者及其他人員進行廣泛的接觸；
幫助雇員執行或操作各種新的高科技係統；
管理好助手，能與辦公室、其他部門和組織的人員友好合作；
協調和管理特殊計劃，處理好特殊任務；
分析問題，選用重要的決策技巧；
尋求深造和事業發展的機會。
1、西方學者關於秘書工作內容的闡述
（3）美國秘書專家約翰?哈裏森
接受口述，將它打印成文，草擬函件、總結等；
接收並整理收到的郵件，下班前處理好雇主往外寄發的郵件；
有接待的責任，包括迎接並款待來訪者，處理打來的電話；
為雇主寫日誌,安排他的約會和預約,協助他計劃好一天的時間；
安排雇主的旅行並安排好他的旅行路線；
將雇主的私人和商業信件歸檔，做好索引；
組織會議和參加會議，包括準備會議議程和會議紀錄；
有條不紊地安排好雇主的辦公室，例如：經常更新他牆上的圖表，保管他的證件和文件夾
從各方麵減輕雇主的許多例行業務工作和私人事務；
提供信息，例如利用電腦文本業務，熟悉刊登信息的書籍和其他資料來源，照料雇主的零用現金和銀行交易；
遵守國家健康和安全工作條例的要求；
建立保守秘密和確保信息安全的製度和切實可行的辦法；
替雇主和秘書本人掌管好文具和辦公用品；
組織會議和各種社會活動。
2、秘書工作內容的分類
(1)常規事務性工作
(2)指派性工作
(3)自主獨創性工作
3、秘書工作的特點
（1）輔助性
A服務性
B從屬性
（2）中介性
（3）綜合性
（4）機要性
秘書之歌
詞：侯磊
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