現代秘書實務之會議管理工作(PPT 118頁)

五、會議的意義
1．會議是一個集思廣益的渠道
2．顯示一個組織或一個部門的存在
3．會議是一種群體溝通的方式
六、會議的目的
開展有效的溝通
傳達資訊
監督員工、協調矛盾
達成協議與解決問題
資源共享
開發創意
激勵士氣
鞏固主管地位
1.會議的時間成本
2.直接的會議成本
3.效率損失成本
經過充分的準備，會議召開了，是不是秘書的工作就大功告成了？
會議中秘書人員還有哪些工作要做？
會議後還有哪些收尾工作？
案例分析：
3）對自備交通工具的人員，要通過傳真或電話告訴報到地點的詳細路線圖。
4）在車站、機場設接待站。製作醒目的牌子，寫上公司的名字。
會議報到的方式
參加會議人員報到時，秘書人員要做好下的工作：
1）查驗證件
2）填登記表
3）接收與會者帶來的材料
4）分發會議文件、證件、文件袋等會議用品。
參加會議人員在進入會場時一定要簽到。會議簽到是為了準確地統計到會人數，更好地安排會議工作。
簽到方法主要有以下幾種：
A．小型會議由會議秘書人員、會議工作人員代為簽到。
B．大中型會議一般采用證卡簽到。
C．富有紀念意義的會議可采取簿式簽到的方法。
D．座次簽到方法。
E．電子計算機簽到。
3、引導就座
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