工廠行政管理(doc 15頁)

工廠行政管理目錄:
第1章 會議管理製度
第2章 會議組織
第3章 會議管理
第4章 會議安排
第5章 會議紀律
第6章 附 則

工廠行政管理內容提要:
第1章 會議管理製度
第1條 為了規範工廠的會議管理工作，減少不必要的會議，縮短會議時間，提高工廠會議效率，特製定本製度。
第2條 本製度適用於工廠召開的各種會議。
第2章 會議組織
第3條 工廠級會議，指工廠員工大會，全工廠技術人員及各種代表大會，應經總經理批準，由各相關部門負責組織召開，工廠領導參加。
第4條 專業會議，指工廠性的技術、業務綜合會，由工廠分管領導批準，主管業務部門負責組織。
第5條 各部門、支部、車間召開的工作會議，由各部門、支部、車間領導決定召開並負責組織。
第6條 班組會由各班組長決定並主持召開。
第7條 上級或外單位在工廠召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或工廠之間的業務會（如聯營洽談會、用戶座談會等），一律由工廠統一安排，相關部門協助做好會務工作。
第3章 會議管理
第8條 會議準備。
1．明確參加人員。
（1）對會議所要實現的目標負有主要或直接責任的人。
（2）對會議中心議題有專門知識和經驗的人。
（3）與會後行動直接相關的人。
（4）有能力或權力參與會議決議討論的人。
（5）議論問題的會議人數一般不要超過20人。
（6）無關人員不參加。
2．選擇開會地點。
（1）選擇與會人員集中，且最近的地點召開會議。
（2）會場內外衛生、安靜、通風、照明、室溫有利於優化會議效果。
（3）坐位空間適宜。
（4）便於停車、進出、疏散。
3．安排會議時間。
（1）會前調查，保證與會人員能集中精力開會的時間段。
（2）與會的最關鍵人員的最佳開會時間。
（3）力求開短會，但又能確保效果最好。
（4）把握開會時機：時間性強的要提早開，留給與會者執行落實會議的時間；需要大家充分醞釀和研討的，要事先發放討論內容及主題，以留足夠時間讓大家準備。
4．會議議程安排。議程由主辦單位擬定，包括會議內容、討論事項、達到目的、參加人員、時間、地點、大約時長及需要發言的人員和內容、要求等。
（1）重點、重要議題安排在會議前一時間段。
（2）明確或控製會議中各議題的時長，不要失控或自流。
（3）控製議題數量，保證議而有決，能解決問題。
（4）保證與會者有備而來。
（5）注意引導、歸納、提升會議議題。
（6）需印發資料應提早發下去，讓與會人員到會時已十分明確會議內容和自己的看法。
（7）連續2～3小時以上的會議應安排中間休息時間，一般為10分鍾。
5．會場布置。包括會場空間安排、座位安排、條幅標語安排、音響、投影、照明、通風等。
（1）會場空間安排應便於進出、流動。
（2）座位安排要有利於主要與會人員能聽清、看清、相互交流，便於記錄、閱讀。
（3）會議必需的設備應有質量保證，並事前檢查演示過。
（4）會場一般應設“禁止抽煙”、“請匆大聲喧嘩”等警示牌。
6．會議通知。
（1）通知的擬定和要素。參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準備的事項及要求。
（2）通知書寫要求。文字明白、清楚，力求不發生誤解，全麵、周到，不要漏項。用電話或其他形式通知要寫出通知底稿，照稿通知。
（3）無記名參加的人員，對範圍、對象、職務要通知清楚。
（4）重要會議為保證與會人員精力集中，可采用預先通知和正式通知兩步驟進行。
（5）書麵通知要注明經辦聯係人、電話號碼、職務，並應有通知開會的單位和蓋章，需準備發言或提供資料的具體要求。通知一定要保證接到通知後留有準備時間。
（6）重要會議預先通知後，一定要跟蹤準備情況，保證開會時各方麵均準備到位。
（7）對會議關鍵或決定性人員要麵對麵或反複核實準備情況，征求對會議準備和開展的意見。
第9條 會中管理。
1．人員簽到。
（1）會議組織部門應編製“參會人員簽到表”，參加會議人員在預先準備的簽到簿上簽名以示到會。
（2）會議簽到完成後，工作人員應盡快統計出應到及實到人數，未到人員情況，然後交大會主持人。
2．會場服務。
（1）引導入座。工作人員按事前安排的座位，引導與會人員盡快就坐，特別要注意主要領導人和主席台就座人員的座次位置。
（2）分發會議文件、材料。重要文件可發到個人或主要負責人手裏，可事先認領簽收，也可於會場提前認領簽收。
（3）內外聯係、傳遞信息。對大會進行中領導對外要辦的事項，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等的接待陪同等事項。
（4）維護會場秩序。保證會場內外的肅靜，注意周圍警戒和保衛，嚴防各種事故發生，會議中一般不再添加茶水。
（5）處理會中臨時事項。承辦主要領導或重要與會人員交辦的緊急事項。
（6）其他服務。對會中一般需用物品應有餘量準備，以應付個別需求。保持通風、采光和地麵幹淨。時間長的應準備茶水。
（7）需提供食宿的，應有專人負責管理。
3．會議記錄。
會議記錄主要包括會議組織情況、會議名稱、時間、地點、出席人員情況、主持人等。重點內容是會議議題，討論發言情況，形成的決議、紀要、決定等。
（1）應有專用記錄本。
（2）會議記錄人員應對本會議內容熟悉，且有較高的筆錄能力、速度、歸納分析和總結能力。
第10條 會後工作。整理會議記錄，形成會議文件。
1.分析、總結、提升記錄、形成會議結論性材料的提綱，以及要反映的具體事項事例等。
2.按提綱和中心議題，起草會議結論性材料。
3.會議紀要
（1）會議簡況，包括時間、地點、參加人員、議題。

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