人事管理及檔案管理製度(doc 2頁)

人事管理及檔案管理製度目錄：
第一章 人事檔案保管製度
第二章 人事檔案利用製度

人事管理及檔案管理製度內容提要：
一、目的
第一，建立人事檔案利用製度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用製度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些製度行事，這是對工作人員的基本要求。
二、人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
（1）設立閱覽室以供利用查閱
閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便於查閱指導，便於監督，利於防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
（2）借出使用
借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
（3）出具證明材料
這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的複製件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
三、人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
（1）查閱手續
正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責
人簽字；最後，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

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