SAP進階財務總覽之總賬、應收和應付(doc 35頁)

SAP進階財務總覽之總賬、應收和應付內容提要：
首先，這筆收貨可能不是一個單獨的動作，它是采購訂單的一個執行步驟。收貨完成後，我們會收到供應商的發票，這時候會計部門會進行發票校驗。在SAP 係統中這也不是一個單獨的輸入，而是作為收貨和采購訂單的一個後續事務。SAP 係統會自動進行“三單”匹配的校驗。“三單”包括采購訂單、收貨單和發票。校驗的內容包括：發票上的數量是否與收貨的數量相一致，發票的單價是否與采購訂單的單價相一致，以及日期等等。另外，在係統裏可以設定相應的容差，容差的目的是使微小的差異不幹擾總體業務的執行。
這筆業務的影響還沒有結束。在發票校驗時，SAP 係統會自動進行預算檢查，即檢查本次采購支出是否有足夠的預算。但是如果一個供應商和你簽訂了訂單，又準時交了貨，貨物也驗收合格了，當他遞交發票時，財務部通知說因為預算不夠這張發票將被凍結，顯然從流程的角度講是不合理的。 所以在SAP 中自動預算檢查的控製點不僅僅在發票校驗時，還可以提前到采購訂單創建時，即在采購訂單時就可以檢查是否有充足的預算。所以說SAP的財務控製是貫穿業務流程的，而不隻是在會計入帳時同時，發票一旦校驗通過，一般將在中短期內被支付，所以這筆業務對於資金部的資金安排是有影響的。而SAP 也正是這樣設計的：發票校驗通過時，SAP 的中短期資金預測得到了自動更新，SAP 稱之為流動性預測。和預算檢查類似的道理，在發票校驗之前的采購訂單也會自動更新流動性預測。
但是集成的影響還沒有結束。采購訂單一般不是業務的起點，它可能是MRP（物料需求計劃）的結果。這個情景中的采購訂單來源於一個項目，如油井安裝項目或設備大修項目。
這樣一個項目包含很多項作業（或活動，Activity），其中有些作業可能被外包出去，那外包合同即是一種類型的采購訂單。還有些作業可能由企業自己完成，但是需要采購一些原材料或服務，那這些采購也是由采購訂單來執行的。所以采購訂單在集成的係統裏成為了一個項目中某項作業的執行手段，在項目裏進行管理。同樣，收貨和收發票這些采購訂單的後續步驟也會出現在這個項目管理的全貌中。但是項目管理也並不是管理的起始點，在這個情景中如果是一個新油井的設計施工和安裝項目，那這個項目來源於整個公司總部的投資管理。投資部根據整個公司總部的投資規劃和資金情況，綜合考慮各種項目和撥款請求，通過一係列的計劃、分析和審批，最終確定投資落實到哪些具體項目中去，並在項目管理模塊中進行處理。因此投資部的投資管理模塊和項目管理模塊也是實時集成的。
最後，收貨這個動作在會計部的總帳上會進行自動記帳，也就是自動生成一筆分錄。而發票校驗也會自動形成一筆分錄從這個簡單的情景我們可以看到SAP 係統的集成具有無可比擬的深度和廣度。而隻有這樣的深度和廣度才能夠支撐一個大型企業公司總部靈敏的業務流程和全過程的有效管理。

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