客房預訂工作程序和標準說明(DOC 30頁)

①仔細閱讀函電內容；
①前台填寫一張客人擔保預定但未抵達的報告，
①在確認新的日期、房間類型之前，先要查詢客
①如果客人需要更改的日期，客房已訂滿，應及
①當客人再次光臨時，如有任何更改，前台接待
①若客人選用信用卡擔保方式，預訂員在從客人那裏
獲得信用卡號後，要即刻準確填寫在信用卡一欄中；
①詢問客人特殊要求，如：是否需要接機服務等，
①為客人建立曆史，內容包括：
①介紹房間類型和房價，從高價房到低價房；
①在收到傳真預訂的當日回複；
①當客人做預訂時，要查詢客人曆史；
①感謝訂房人將取消預訂要求及時通知飯店；
①抵離店時間、航班；
①根據團隊的抵達航班分配房間；
①確保有關客人資料的準確性；
①確認客人抵離店日期；
①記錄取消預訂代理人的姓名及聯係電話；
①詢問客人付款方式，在預訂單上注明；
①詢問客人姓名及英文拚寫，姓在前，名在後；
①詢問抵達航班及時間；
②仔細閱讀函電內容；
②詢問客人特殊要求，如：是否需要接機服務等，
③在確認新的日期、房間類型之前，先要查詢客
③如果客人需要更改的日期，客房已訂滿，應及
④若客人選用信用卡擔保方式，預訂員在從客人那裏獲得信用卡號後
，要即刻準確填寫在信用卡一欄中；
向客人致謝，同時向客人介紹你自己，以便於今後的再次聯絡。
將以上情況詳細填寫在預訂單上，並簽署預訂人的姓名和日期。
將傳真的回電與來電附在一起，按抵達日期存檔。
將取消預訂單附於原始預訂單之上，然後存入檔案夾中“取消”一檔中。
將客人的原始預訂單，預訂函電和預訂部回複函電附於更改後的預訂單上，按程序存檔。
將客人的預訂單連同傳真等資料，按照客人的預訂抵達日期順序存入“預訂檔案夾”中；
將電腦中儲存的訂房代理人的姓名、電話號碼迅速抄寫在報表的訂房單位一欄中，
以便與訂房人聯係詢問客人未抵達的原因。
查驗所有有關擔保的文件，並在電腦中注明“客人擔保預定，但未抵達飯店。”
每一團隊的房間分配完畢後，打印五份團隊分房單，分別發放至：
詢問要求取消預訂客人的姓名、原訂抵離店日期，查找出原始訂單。
預訂員須將擔保預訂按客人抵達日期存檔，以備查尋。
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