某房地產公司文件傳遞管理製度(doc 13頁)

某房地產公司文件傳遞管理製度內容提要：
隨著公司業務的不斷發展，公司的內部文件日益增多，在傳遞過程中，偶有出現文件遺失或不能及時傳達而誤事現象，為進一步完善文件的傳達管理，提高文件傳達的安全性及效率，更好地配合公司相關事務的運作，現對相關事項作如下規範：
一、 專人傳遞：各部門指定專人接收、傳遞文件（下附名單）。文件傳遞員(下簡稱傳遞員)需設置相應文件架，文件應最基本分設“收”、“發”、“待處理”三個形式，以區別文件的處理狀態，其它可據實際情況自行設置。
二、 文件範圍：除絕密文件或僅供主管級以上人員參閱的文件外，其它所有文件原則上由各部門傳遞員派發傳遞。
三、 編號指引：文件外遞審批前，傳遞員應登記及編號，以清楚文件的去向，方便跟進。文件編號應遵循以下原則：
1、 文件號第一、二位為部門簡稱（詳見附表）；
2、 第三、四位為月份；
3、 第五、六位為日期；
4、 第七位為當日文件流水號。
文件號應寫在文件的右上角。若隻是發文或抄送文件，即不必按上述指引編號。
四、傳遞指引：文件登記及編號後，傳遞員將文件夾於登記簿中交接收人簽收，文件批複後，傳遞員應在對方的登記簿中（此登記簿可隻登記文件編號）作簽收，並在自己的文件登記簿中作“√”以示批複注銷，並署上注銷日期。傳遞員在日常工作中須根據文件審批權限及部門主管的分派指引進行文件的傳遞分發。若遇傳遞員或相關人員休假、請假或出差時，部門主管應安排其他同事代為負責，以免因此誤事。
文件專人傳遞人員暫定：公司行政文員或前台文員。

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