采購申請與采購計劃培訓教材(PPT 83頁)

第二章采購申請與采購計劃
第一節采購申請
采購申請程序：
采購申請單
1.所有采購應由使用部門填交采購申請單，對於倉庫的正常庫存補充計劃，
由倉庫管理員填交采購申請單。
2.采購申請單有五聯，供應商，財務應付帳，采購部，使用部門和收貨部各一聯。
3.采購申請單應由中英文填寫，否則，將退還使用部門。
4.在采購申請單上應注明所需貨品是否是在預算之內。
4.在采購申請單提交管理層審批前，無論是部門申請還是倉庫管理員填交的，
部門經理都應在采購申請單上簽名批準。
5.在部門經理批準後，采購申請單應交由采購部跟辦報價。
采購申請單上的每樣貨品必須有三個報價，除非某些貨品已經由酒店指定供應商。
6.采購部將采購申請單上的編號和日期登記在記錄本上。
7.完成報價信息和適當貨源後，采購經理在完整的采購申請單上簽字，並提交財務總監審批
9.財務總監審批後，采購申請單將交給總經理批準。
10.總經理審批後，采購申請單將交回采購部跟辦。
11.隻有在部門經理，財務總監和總經理簽名確認後，采購部才能和供應商約定采購事宜。
12.采購部的加急采購應先得到總經理或財務總監口頭批準後才進行。
並且事後應立即按規定補辦采購申請單，且必須由部門經理、財務總監和總經理審批。
采購申請單變更通知
1.當已批準的采購申請單有任何變更時，應填交采購申請單變更通知。
2.采購申請單變更通知有五聯，供應商，應付帳，采購部，使用部門和收貨部各一聯
3.采購部經理必須先簽名確認，然後再遞交財務總監和總經理審批。
4.采購部必須登記好采購申請單變更通知編號和日期。
5.隻有變更通知審批後才能知會供應商。
符合資格的供應商
要求如下：
批準的供應商清單
(1)采購部經理確保采購部一直存有經過批準的最新供應商清單。
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