文件和記錄控製程序(doc 12頁)

1.目的
建立規定公司內部文件及外來文件的編寫、審核、批準、標識、發放、回收作廢及更新和資料審核、分發及更新程序，使公司文件均能得到有效所需的控製，以及質量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控製。
2.範圍
適用於涉及文件(含資料)編寫、審核、批準、發放、回收及更新的所有部門主管及個人。
3.定義
3.1 質量體係所產生的受控文件共3類：
3.1.1 《質量手冊》；
3.1.2 程序文件；
3.1.3 工作文件，包括如下：
A.崗位職責；
B.相關部門製訂的圖紙、工藝卡片、檢驗標準、操作規程和管理規定等。
3.2 外來文件：非本公司製訂的但用於本公司質量體係的文件，如法律、法規、標準、國際公約、慣例和顧客提供的文件等。
4.職責
4.1 《質量手冊》：
4.1.1 ISO推行小組負責編寫《質量手冊》及其更新版本；
4.1.2 管理者代表負責審核《質量手冊》的內容。
4.1.3 董事長總經理批準《質量手冊》。
4.1.4 辦公室管理部負責：《質量手冊》的分發、原稿的存檔及作廢版本處理。
注：質量手冊的分發參照質量手冊控製分發名單。
4.2 程序文件：
4.2.1 各部門主管負責編寫與本部門相關的程序文件及其更新版本；
4.2.3 管理者代表負責審核程序文件。
4.2.4 董事長總經理負責批準程序文件。
4.2.5 辦公室管理部負責：分發程序文件；原稿的存檔及處理作廢版本。
注：程序文件的分發參照附錄“文件分發名單控製表”，程序文件涉及的班組依實際情況進行頒發控製。
4.3 工作文件：
4.3.1 相關部門主管負責組織編寫本部門的“工作文件”及更新版本；
4.3.2 公司管理者代表負責審核“的工作文件”內容。
4.3.3 董事長總經理負責批準工作文件；
4.3.4 辦公室管理部負責工作文件及更新版本的分發和原稿的存檔及處理作廢版本。
注：工作文件的分發參照附錄“文件分發名單控製表”，工作文件涉及的班組依實際情況進行頒發控製。
4.4 外來文件：
4.4.1 辦公室管理部負責：控製、分發外來文件及更新版本和處理作廢版本；存檔外來文件。
4.4.2 各部門主管負責存檔本部門使用的外來文件。
4.5 品管部在各部門協助下負責質量記錄的歸檔控製工作,使質量記錄得以切實提供追溯、檢查、分析與改善之用。
4.6 各部門負責相關的質量記錄的填寫工作。
4.7 各部門負責將本程序讓其下屬人員了解並執行。
5.文件控製要求
5.1 總則
受控文件的編寫、審核、批準、更改、發行、存檔、作廢等，按本程序職責說明執行。
5.2 受控文件分發前準備：
5.2.1 文件的編號和批準：文件在經相關部門或個人在編寫完成後進行如下處理：
A.編號：按照“ 5.12” 的要求進行編號。
B.批準：按照本程序“4.職責”的要求由相應的批準人在文件上簽章使文件生效；
5.2.2 受控文件的登記和標識：
A.文件批準後並登錄於“文件目錄”中；
B.交分發者的文件可以是原稿、複印件或傳真方式。
C.若以原稿或複印件交分發者，則在作為原稿/複印件的文件首頁背麵蓋“受控”章以便識別。
D.若以傳真方式送分發者，分發者收到傳真後在首頁背麵蓋“受控”章以便識別。
E.對於分發給使用部門的原稿或複印件，應由文件的分發部門在相應的文件的首頁正麵加蓋紅色的“受控”章，以表明文件處於“受控”狀態。
…………………………
..............................