內部訂單預算創建流程(doc 19頁)

內部訂單預算創建流程目錄：
1. 流程說明
2. 係統操作
3. 流程圖

內部訂單預算創建流程內容提要：
此流程描述對專項費用、資本化支出在SAP係統中建立內部訂單預算額度，以達當實際開支或將要發生費用（如采購請求）時由係統協助進行預算控製。
在係統內，對預算的控製共有三種情形實施預警：
1） 當開支（含將要開支）達90%時，係統自動提示警告畫麵，該畫麵提示給實際作業部門之操作人員，以引起注意；
2） 當開支（含將要開支）達95%時，係統除自動提示警告信息畫麵外，另E-Mail給財務預算計劃人員，以引起重視（財務預算計劃人員必須於後台設定，如未設定，則係統視同第三種方式提示不能報支畫麵）；
3） 當開支（含將要開支）達100%時，係統自動提示不能報支信息，此時，作業部門及時知會相關部門，提醒其追加預算。
相關部門如須使用專項預算或資本化支出時，須填列“內部訂單維護申請表”（格式見附件一），轉財務審核後方可於係統創建。實務中，家具公司使用內部訂單均為統計性質。
注意事項：
1）當預算為資本化支出時，一定要在摘要內寫明數量、品名或型號，以便於相關人員於係統內檢核；
2） 專項費用或資本化費用先行預付時，內部訂單預算無法從預付定金這一源頭進行控製，但若與采購請求同步於係統作業時，係統將以采購請求金額作為預算控製之源頭，此時預付之定金將在該采購訂單上反映。
3） 若無采購請求，而直接創建采購訂單，則係統將以采購訂單作為預算控製之源頭。
4） 對於預算的預警控製，在SAP係統中以預算數為基準，而不是以計劃數為基準，但其報表比較時，以計劃與實際作比較，不是以預算與實際作比較。因此，在輸入預算時須同步輸入計劃數，且計劃數必須細化至成本要素，否則計劃與實際將無法比較。
5） 平時，財務計劃人員應多跟蹤內部訂單使用狀況，並將未關閉之內部訂單進行專案管理，一旦內部訂單使用完畢，財務計劃人員及時於係統內關閉。
6） 每年重複性內部訂單（如教育訓練費用），建議創建一個內部訂單號即可，以方便年度比較。

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