某公司有效的商務文件(doc 11頁)

某公司有效的商務文件內容提要：
（1）適合事實和意見。
（2）適合困難的或複雜的信息，可以進行回顧。
（3）如果需要進行書麵形式存檔時，書麵交流更加有效。
（4）既可以寫，也可以口述。
（5）在發送之前，可以進行仔細的計劃和考慮。
（6）在發送前，可以剔除錯誤。

書麵交流的缺點表現在哪些方麵？
（1）更耗時
（2）反饋信息不存在或者太慢
（3）缺少有助於理解的非語言暗示。
（4）有些人不會或不願意看信。
（5）你永遠不知道你的信是否被讀過。
（6）缺少熱情和個性。

口頭交流的優點
（1）更適合表達感覺和感情。
（2）更加個人化個性化。
（3）可以有更多的反應和交流。
（4）可以有更大的影響力。
（5）一般來說成本較低。
（6）可以根據反饋和非語言的暗示進行改正或調整。

口頭交流的劣勢？
（1）在說話時進行思考比較困難。
（2）話一出口就不可能更改。
（3）有些人看起來是在聽，其實是充耳不聞，對大群的聽眾效果更難以判斷。

關於傳真的優缺點
（1）節省時間，特別是在與國外客戶聯係時，寫信可能需要好幾天，這時傳真就顯得極為迅速。
（2）節省費用。尤其是與寫信相比，傳真的費用較低。
（3）可以采用比信函更隨便的方式。
（4）能使對方更快地做出反應。
注意傳真也不能完全代替商務信函，由於法律上的原因以及與公眾聯係的特殊情況，信函仍然是交流過程中十分必要的。

關於書麵交流的主要方法和用途？
第一種，報告，報告被用來正式陳述事實性的信息，通常針對特定的讀者。
第二種，辦公室通告，這種方法適用於組織內部的低成本的大眾傳播。
第三種，備忘錄，備忘錄適用於與大量讀者間的低成本的內部交流。
第四種，表格，表格被用於有條理的傳遞信息，尤其是需要闡述或提供對比時。 第五種，預備好的表格，這種表格用於傳遞格式相同的例行公事的信息，在組織內或組織外均可使用。
第六種，公務信件，這種方法用於與外單位傳遞信息。
第七種，辦公室實事通訊，這種方法適合組織內的大眾傳播。
第八種，指導，指導用於提供有關明確步驟的信息。

組織與更廣泛的外部對象交流也要用到很多方法，以下是幾種主要的交流方式：
第一種，通訊社消息，這種辦法用來傳遞信息給出版社，電台或電視台。
第二種，郵寄廣告，屬於組織外的大眾傳播方法，通常是針對客戶的。
第三種，廣告，廣告也屬於大眾傳播方法，通常是針對組織外的某一個具體的市場。

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