某超市供應商管理手冊(doc 27頁)

某超市供應商管理手冊內容提要：
若采購總監決定進一步與新供應商聯係後，采購主管應主動聯係新供應商。經過幾回合的洽談，並初步篩選商品後，應填報“新供應商審批申請書”（如附件）給采購經理與采購總監審批。申請審批時應附上“供應商基本資料表”、“供應商簡介”“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、“新供應商產品問卷調查表”、“目錄或照片或樣品”及“供應商進場讚助同意書”。
采購經理與采購總監對於采購主管所推薦的供應商，應約談其最高業務負責人，除了核實“供應商資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單” “新供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”的正確性外，最後把雙方合作的利益充分溝通，並試探對方的虛實，畢竟兩家公司的合作（如同男女的聯姻）應更慎重一點較好。采購總監有最終審批權，經審批同意進場後，按正常進場程序，向財務部繳交“進場讚助費”後，由采購主管正式建檔，並下訂單進貨。
有些供應商言行不一致，表現欠佳，呈現一些問題，例如：產品沒有優勢、促銷也不積極、產品質量不穩、包裝不良、送貨不及時、讚助費用很少、拒絕退換貨、供貨價格經常調漲、帳期太短、帳額太小、溝通困難、服務不佳……等。這些都是應該“清場”的微兆，但“清場”不能單憑采購主管說了算，否則因為個人恩怨，變成公報私仇，暗箱操作，這是采購工作的大忌！
為了讓“清場”有憑有據，“清場”應該與“進場”一樣有一個類似的程序。“舊供應商清場審批申請表”（如附件）是用來決定“清場”用的。采購主管鑒於某一個供應商的績效不好，遠不如預期，在開發替代供應商的同時，可填寫“舊供應商清場申請表”經由采購經理與采購總監同意下，正式辦理“清場”手續。清場時，應先通知“財務部”暫緩付款，等與供應商談判庫存清理辦法之後，獲得妥善的解決辦法（例如：供應商補價差，或做清倉處理）後，才可做最後的貨款結算。
每年年底，除半年內的新供應商外，采購主管應與所有舊供應商談一下年度的合同。“年度交易合作合同書”（如附件）須在年底完成，否則視為自動延長一年。年度合同主要在規範：“價格、價格上漲、條碼、交貨天數、付款方式、付款帳期、商品管理費用、進貨獎勵、節慶讚助、促銷、廣告意向、試吃演示、損耗補償、食品及百貨質量問題、退換貨……等”項目。
采購主管在談判年度新合同時，最好能請采購經理或采購總監一起參加，畢竟談判時我方人員愈多愈好，況且集思廣義，添漏補遺，更能讓采購主管如猛虎添翼，氣勢如虹，無往不利。

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