文件控製程序概述(doc 33頁)

文件控製程序概述內容提要：
一、目的：建立本局有關質量活動的文件控製程序，使所有的文件得以有效控製，確保質量文件的一致性和適用性。
二、適用範圍：適用於文件的編製、審核、批準、識別、分發、保存、修訂、維護等涉及的單位和個人。
三、職責：
（一）辦公室負責全局文件的控製管理工作；各縣（市）局、專業公司、本部各部門各自負責縣（市）局、專業公司和部門內的文件管理工作。
（二）分發給各單位/人員的文件由使用單位/人員依規定進行建檔、保存等，實現有效管理。
（三）任何人皆有權提出文件的修訂建議，文件的原編製部門負責文件的修訂工作。
四、內容
（一）文件編寫
1、各單位應根據質量管理體係有效運行的需要，編寫足夠數量的質量管理體係文件，管理者代表可以視情況分配文件的編寫工作。
2、文件編寫過程中，如文件的內容涉及到其他相關單位，負責該文件編寫的人員應合理分配各單位職責，並與相關單位的領導協商討論，取得一致意見。
3、為了使文件使用方便，易於管理和保存，每份質量管理體係文件都必須有對應的編號，每個編號隻對應於一份文件，文件編號方法如下：
文件編號以文件下發時的局字號、部門號/分局號等進行區分；
4、文件的編製年份作為版本號。
5、文件編輯格式。總體上根據《XX市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字106號）
（二）文件審批、發布
1、所有質量管理體係文件在“發文稿紙”上會簽、批準後，方可發布實施，文件編、審、批權責按照《XX市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字106號）執行，各縣（市）局視情況可相應製訂文件的審批、分發辦法。
2、文件發布：文件經授權人批準簽字（章）後，辦公室負責局字號及辦公室文件的分發，部門號/分局號文件由各部門/分局分發。
3、文件的分發範圍和數量依規定發放；各單位收到文件後，視需要可轉發；文件的分發情況在“發文登記表”中記錄，接收文件的人應在“收文登記表”上記錄，以示承認收到該文件；實行辦公自動化的單位亦可將收發文情況在電腦中錄入並保存。
4、各專業公司或本部各部門所製訂的部門內部使用的規章製度，應由部門領導審批後，由部門文件管理人員負責分發，分發情況在“發文登記表”中記錄。
5、網絡係統中的文件和資料應打印成書麵的樣稿，按照上述要求由領導審批後，方可貯存在電腦中或發放相關部門和/客戶。文件和資料的更改按照本程序第（五）條款要求執行。
（三）文件的保存和維護
1、文件的分發單位負責保存文件的原稿，文件持有人應確保文件的妥善管理和保存。
2、文件的接受者收到文件後，應確認文件的有效性，進行歸檔，便於識別和檢索。
3、文件的持有人和調閱者應保持文件的整潔、清晰，非經允許不得拆卸、複印。
4、文件應妥善保管，對機密性的文件應限製閱讀範圍。
（四）外來文件管理：
1、外來的文件包括：指導工作用的國際/國家標準、設備使用說明書、上級下發的文件、相關的法規等。
2、外來文件按照《XX市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字106號）進行控製。

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