某股份公司檔案管理文書歸檔工作程序(doc 18頁)

關於歸檔案卷的質量要求
總的質量要求: 遵循文件材料的形成的規律和特點,保持文件之間的有機聯係,區別不同價值, 便於保管和利用。具體應做到以下幾點:
一、 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今後有查考利用價值的文件材料, 均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數及每份文件的頁數, 均應齊全完整。
二、 遵循文件的形成規律和特點, 層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批複、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個項目的材料, 要把項目從立項到結束形成的材料組在一起, 準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和曆史過程,盡量做到一事一卷。
三、 卷內文件的排列: 卷內文件材料應保持文件之間的有機聯係,區別不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應依序排列在一起, 即:批複在前, 請示在後； 正件在前, 附件在後； 印件在前, 定稿在後； 會議記錄依會議時間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結論性的文件在前,依據性的文件在後； 產品銷售合同應按銷售產品種類組卷, 再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷, 卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列執行GB/T11822-89國家標準。
四、 區分不同價值: 各類文件根據其不同的內容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據不同的保管期限分別組卷。文件數量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。

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