程序文件-文件控製程序.doc15

1目的

對質量管理體係文件的批準、發放、更改進行控製，確保文件規範、適用、充分、有效，為質量活動的正常、有效開展提供準確的依據。

2範圍

適用於山東鳳凰城發展有限公司質量管理體係要求的任何媒體形式的質量管理體係文件、技術文件的控製，包括適當範圍的外來文件。

3職責

3.1 質量工作小組是質量管理體係文件的歸口管理部門，負責質量手冊、程序文件及其相關文件的控製。

3.2 公司辦公室是管理性文件的歸口管理部門，負責製度、辦法和法律法規類外來文件及電子文件的控製。

3.3設計部負責建築標準、規範、設計圖紙等技術性文件的控製。

3.4 各職能部門負責本部門文件的控製。

4工作程序

4.1 文件類別：

4.1.1 按其性質分為以下幾類：

a) 質量方針和質量目標；

b) 質量手冊；

c) 程序文件；

d) 製度、辦法、作業指導書等管理性文件；

e) 規範、標準、圖樣等技術性文件；

f) 相關外來文件；

g) 質量記錄表式等。

4.1.2 按其載體分為：

a) 書麵文件；

b) 電子文件；

c) 樣本文件。

4.2 文件編製與審批

4.2.1 管理者代表負責組織質量方針、質量目標、質量手冊的編製，由總經理批準發布。

4.2.2 質量工作小組負責組織程序文件和其他體係文件的編製，由管理者代表簽發。

4.2.3 各職能部門負責專用文件的編製，由主管領導審簽，到文件歸口管理部門登記備案。

4.2.4 外來文件中的法律、法規、條例由公司辦公室確定分發範圍，標準、規範由設計部確定分發範圍，並報主管領導審批。

4.2.5 所有需要編號的文件，均由發放部門按《質量管理體係文件分類及編號規定》進行統一編號。

4.2.6 所有文件應清晰、準確、充分、適宜，可操作性強。

4.3 文件發放與管理

4.3.1 質量方針、質量目標、質量手冊、程序文件等體係文件，由質量工作小組加蓋“受控”章和分發號後，按分發範圍發放，接收部門和接收人員在《文件發放/回收登記表》上相應欄內簽字。

4.3.2 製度、方法、作業指導書等管理性文件，由公司辦公室加蓋“受控”章和分發號後，按分發範圍發放，接收部門和接收人員在《文件發放/回收登記表》上相應欄內簽字。

4.3.3 標準、規範、圖樣等技術性文件，由設計部確定分發範圍，辦公室加蓋“受控”章和分發號後，按分發範圍發放，接收部門和接收人員在《文件發放/回收登記表》上相應欄內簽字。

4.3.4 各職能部門的專用文件，加蓋紅色部門行政公章及分發號作為受控標識，按分發範圍發放，接收部門和接收人員在《文件發放/回收登記表》上相應欄目內簽字。

4.3.5 外來文件由公司辦公室加蓋紅色部門行政公章及分發號作為受控標識，按分發範圍發放，接收部門和接收人員在《文件發放/回收登記表》上相應欄目內簽字。

4.3.6 各使用部門若需進行二次分發，應建立本部門《文件收發/回收登記表》。

4.3.7 各部門均建立《文件清單》，以便控製。

4.3.8 需保密文件，加注密級標識，並在《文件發放/回收登記表》和《文件清單》備注欄內注明密級。

4.3.9 質量記錄表式不必加蓋“受控”標識。

4.3.10 以公文係統或磁盤發放的電子文件，由主管領導對發放範圍確認、在審批表上簽字後，由公司辦公室執行，並應“加密”，隻限規定人員閱讀。

4.3.11 各類文件均由分發單位負責管理和控製，確保在使用場所獲得適用文件的有效版本。

4.3.12 需臨時借用或複製文件，由文件發放部門在《文件借閱/複製登記表》上登記，收回時在備注欄中記錄。原始文件一律不外借。保密文件借閱，須經發放部門負責人批準。

4.3.13 當文件破損程度影響到使用時，應及時到文件發放部門進行更換，交回破損文件，補發新文件。新文件的分發號仍沿用原文件的分發號。

4.3.14 若文件使用人將文件丟失，應寫出書麵申請，重新領用。文件發放部門給出新的分發號，在收發登記本中注明原分發號作廢。

4.3.15臨時性文件應注明有效日期，由各部門負責人審批簽字，以審批人簽字作為受控標識，超出有效日期後，自行作廢。

4.4文件修改

4.4.1 文件如需修改，文件使用部門或編寫部門填寫《文件修改申請表》。

4.4.2《文件修改申請表》由修改申請部門負責人審批後報文件管理部門核準，並經原審批人審批。

4.4.3 文件修改意見批準後，由文件發放部門在規定執行日前按原發放範圍下發《文件修改通知單》，並依此對各個質量活動場所的文件進行修改，修改可采取下列方式：

a)文件使用部門可依據通知單要求在原文上修改。

b)當文件修改幅度較大或一頁上修改次數多於5次時，可采取換頁。因文件修改引起頁數變化時，增加的頁數依次為nA、nB…（n為原來頁碼）；頁數減少時，原來頁碼保留空白頁。

c)文件多次修改，已影響到正常使用，或需要大幅度修改時，應進行換版。新版文件在執行日前予以發放，並在執行之日收回舊版文

件，舊版文件收回後，由文件發放部門負責人批準予以銷毀；有保留價值的文件，由發放部門負責人批準，文件管理員標注“作廢”標識後，方可保留，並在《文件作廢記錄》中記錄。

d) 電子文件由文件發放部門依據《文件修改通知單》進行更改發文，並覆蓋原文件。

4.4.4 各部門依據修改通知單要求修改完畢後，應在文件清單及發放登記表相應文件的備注欄中注明修改單號和實施日期。對於全文修改的需做好相應的作廢、發放記錄。

4.5 文件評審

4.5.1 質量方針、質量目標、質量手冊、程序文件在每年的管理評審時進行一次評審；其他文件在內審時一並進行評審。

4.5.2 遇有關鍵過程重大改組、組織機構重大調整，對相關文件的充分性、適宜性由文件管理部門及時組織評審。

4.5.3 通過評審需對文件進行修改或更新的，按4.4執行。

5相關文件

5.1《文件分類及編號規定》

5.2《檔案管理規定》

6質量記錄

6.1《文件發放/回收登記表》

6.2《文件清單》

6.3《文件修改申請表》

6.4《文件修改通知單》

6.5《文件借閱/複製登記表》

6.6《文件作廢記錄》

6.7《文件處理單》

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