文書檔案管理培訓講義(PPT 133頁)

第一章歸檔文件
第二章歸檔文件的形成
第三章文件的歸檔
第四章歸檔文件整理方法——單份文件整理
第五章歸檔文件整理方法——立卷法
文書檔案管理
本課程分五章進行講述：
文書檔案——是記錄政務活動（包括黨務、行政管理等）的檔案。
第一節歸檔文件概述
三、文件轉化為檔案必須具備的基本條件
第二節歸檔文件的種類
第一節概念
第二節歸檔製度
2、檔案室——具有對本單位文件歸檔工作進行監督指導的職責，
包括製定本單位歸檔製度、指導與督促各部門的兼職檔案人員落實歸檔製度、做好歸檔工作。
6、文件歸檔要有交接手續
一、劃分歸檔範圍的指導性文件
二、歸檔範圍劃分的原則
三、機關文件歸檔範圍
3、本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。
不歸檔範圍：P33
3、同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
對機關文件材料歸檔範圍要掌握兩點：
2、本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
6、本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
2、本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
8、同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的複函、批複等文件材料；
１、利用原有基礎。
２、關注新領域文件材料。
二、嚴格文件的日常管理
來文與複文、去文與複文
文件材料歸檔的主要步驟
第一步：收集文件，齊全完整
第二步：區分年度，合理準確
第三步：分機構（視具體情況而定）
第四步：保管期限，劃分準確
第五步：文件裝訂，保持原貌
1、修裱破損文件
2、複製字跡模糊或易褪變的文件
3、超大紙張折疊
4、去除會生鏽的金屬物
5、“件”內文件排列。
正本在前，定稿在後
轉發件的排列：轉發件正本—轉發件定稿—被轉發件
6、編製頁號（P45）
7、確定裝訂位置及對齊文件
7、裝訂位置及對齊文件
第六步：文件排列，合理有序
第七步：文件編號
6-A-2010-辦公室-永久-1
第七步：文件編號，不重不漏
編號方法(一）：
蓋檔號章
歸檔文件應逐件在首頁上方的空白處加蓋檔號章，並填寫有關欄目的內容。
檔號章包含六個項目：P48
檔號章的項目及填寫內容：
第八步：文件裝盒，盒滿為限
第九步：特殊情況，填入備考表
第十步：編製目錄，一式三份
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