會議接待流程培訓教材(PPT 25頁)

第一篇會議前
一、前期準備
二、前期考察
如事業部有考察要求，接待科需配合事業部、
供給部共同進行會前考察；出差人員需按公司要求正常辦理出差及借款審批程序。
1.了解當地所有星級酒店（包括酒店新舊程度、地理位置等）、了解當地旅行社情況；
2.考察內容
房間：
新舊程度，床的大小、床間距，窗外環境，洗手間設施，五星級酒店浴缸配置，
電視新舊程度，淋浴，寫字台，水果等配備情況，及房間含早情況；
會議室：
會場的層高距離，頂燈，舞台大小，舞台背景尺寸，會場中間是否有柱子，
LED背景牆，投影，腰幕，是否能免費提供茶歇或紙筆水、音響設備等。
晚宴是否與會場在一個地方，了解會場擺放會議桌：課桌式
劇院式/U形桌/圓桌式/魚骨式分別能容納多少人。
環境：
考察酒店周邊情況，是否有適合會務人員用餐的餐廳，交通是否便利，
有沒有銀行或自動取款機，自然環境如何，以及酒店周邊有沒
有複印店及物料製作的店鋪等，了解當地有名小吃夜市大型商場等。
旅行社：
考察3-4家旅行社，看旅行社的規模、營業執照是否齊全，
了解接待能力及成功接待案例。
【注意】在考察期間不要帶有公司LOGO的東西，
不要輕易泄露公司名稱，工作身份以及此次會議的規模和時間。
三、整理信息
1.根據考察情況選出2家適合此次會議的酒店；
2.通過對旅行社的現場考察情況，初步甄選三家旅行社；
3.確定備選酒店及旅行社後，給三家旅行社發招標函：
六、通知中標旅行社
第二篇會議中
會議分組
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