商務書麵溝通培訓教材(PPT 105頁)

一、認識商務書麵溝通
書麵溝通是以文字為媒體的信息傳遞交流，
是一種比口頭溝通更加嚴謹的溝通形式。主要包括文件、
報告、信件、書麵合同等。書麵溝通比較經濟，
在組織內部及組織之間應用非常廣泛。
（一）書麵溝通的特點
1.書麵溝通具有準確性、權威性。
2.書麵溝通具有較強的規範性、書麵語言強調規範性。
3.書麵溝通形式適合於存檔、查閱和引用。
（二）書麵溝通的優點
1.自由性。可以正式的或非正式的，可長可短。
2.從容性。可以使寫作人能夠從容地表達自己的意思。
3.充分性。詞語可以經過仔細推敲，而且還可以不斷修改，直到滿意表達出個人風格。
4.可信性。書麵材料是準確而可信的證據。所謂“白紙黑字”。
5.廣泛性。書麵文本可以複製，同時發送給許多人，傳達相同的信息。
6.習慣性。在群體內部經常受限於約定俗成的規則。
7.準確性。書麵材料傳達信息的準確性高。
（三）書麵溝通適用情形
（1）溝通內容比較全麵、豐富、細致時
（2）溝通時間上不必緊急，而且有相關程序的要求時
（3）溝通信息需要留存備案，以作依據或證據時
（4）溝通一般信息，需要廣乏告知時
（5）澄清一些對組織的不利的謠傳時
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