歸檔文件整理規則(doc 3頁)

歸檔文件整理規則內容簡介：
中華人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則
中華人民共和國國家檔案局2000-12-06發布 2001-01-01實施 　　
1 範圍本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。本標準適用於各級機關、團體和其他社會組織。
2 定義本標準采用下列定義。　　
2．1 歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。　　
2．2 歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。　　
2．3 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與複製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與複文可為一件。　　
3 整理原則遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯係，區分不同價值，便於保管和利用。
4 質量要求　　
4．1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予複製。　　
4．2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。　　
5 整理方法　　
5．1 裝訂　　歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與複文作為一件時，複文在前，來文在後。
5．2 分類　　歸檔文件可以采用年度一機構（問題）一保管期限或保管期限一年度一機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。　　
5．2．1 按年度分類　　將文件按其形成年度分類。　　
5．2．2 按保管期限分類　　將文件按劃定的保管期限分類。　　
5．2．3 按機構（問題）分類　　將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）。　　
5．3 排列　　歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
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