會議管理的基本流程(pdf 55頁)

會議管理的基本流程目錄：
引 言
第1 章 有效利用會議
11 你需要開會嗎？
12 明確會議的目的
13 非正式會議
14 正式會議
15 革新中的交流方式
16 會議類型
17 不要離題
第2 章 準備會議
21 邀請與會者
22 準備議程
23 確定地點
24 安排座位
25 準備會議用品
第3 章 出席會議
31 積極參與
32 外表與講話
33 傾聽發言
34 處理問題
35 做備忘錄
評估與會技巧
第4 章 主持會議
41 了解職責
42 研究出席者
43 掌握會議節奏
44 控製會議
45 維持秩序
46 結束會議

會議管理的基本流程內容提要：
1 定義會議
商業會議由若幹人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。幾個同事在走廊
4
裏偶然相遇，也可以說是一個會議。然而，大多數工作會議比較正式，有預先確定的時間和
地點。這些會議可以是與高級經理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上參加。典
型的會議有一個明確的目標，並概括於方程（一張議事清單）上，議程預先在與會者中傳閱。
2 考慮成本
成功的會議通過將合適的人聚集在一起，使其共同為某個目標貢獻他們的才智，因此
能夠節約大量的時間和金錢。然而，有許多會議沒有必要召開，例如小組會議。開始時小組
會議曾有一個明確的目標，然而後來成為一個慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休
息一下的機會。殊不知這是一種代價昂貴的奢侈。任何會議最大的成本通常是與會者的時間
——從閱讀議程，準備材料，到出席會議。如果與會者還需長途施行，這個時間也必須計算
在內。最後還有“機會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什麼，為他們的公
司創造多少價值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。
3 把成本加起來
要計算出一個會議的總成本，首先計算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自
單位的日常開支，然後將其和除以一年中的工作小數（每周工作時數乘以每年工作周數）。
另外還需計算召開會議每小時所需的雜項支出，如房租。兩項之和是會議每小時的成本。會
議達成的最終結果是否真正值這麼多錢？可能值得的，但你經常要考慮的是如何用盡量少的
成本，而事半功倍地達到同樣的效果。

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