會議管理的準備(doc 28頁)

會議管理的準備內容簡介：
會務準備
　　主席應如何控製會議以增進其實效?談到控製，管理學界有這麼一句膾灸人口的名言，可供作參考：最好的控製便是避免喪失控製!為了避免對召開的會議喪失控製，主席應在開會之前做妥準備工作。就一般性的會議而言，開會之前的準備工作至少包括下列八項：
(1)會議目標的設定；
(2)與會者的選擇；
(3)會議時間的選擇；
(4)會議地點的選擇；
(5)會議場地的布置；
(6)議程的指定；
(7)會議通知的派發；
(8)開會前的最後審查。
會議目標的設定
　　決定召開會議之後的第一項最重要的準備工作，便是設定會議目標。良好的會議目標應符合四項要求：
1.會議目標必須用書麵列明
　許多會議主持人在規劃會議的時候，都以為沒有必要將目標寫出來。他們常說他們已將目標記在腦中，而且隻要他們時常想起它們，則是否訴諸文字，將不會產生任何實質上的差別。其實，這是一種似是而非的論斷。用書麵方式寫下會議目標，可以產生三種好處：第一、有助於目標內涵澄清；第二、書麵目標較不容易被遺忘；第三、當目標種類繁多時，以書麵寫下比較容易調和它們之間的潛在矛盾。
2.會議目標必須切合實際所謂切合實際，即指具有實現的可能。但是“會議目標必須切合實際”這句話，並不意味會議目標應該是容易實現的。事實上，一種不是輕易能夠實現的目標，對目標的追求者才具有真正的挑戰性。這即是說，會議目標不但應具有相當的挑戰性，而且也應該有被實現的可能。
3.會議目標必須具體而且可以衡量 含糊籠統的目標極難充作行動的指南。例如某單位主管因為感到該單位產品不良率過高，而決定開會研討降低產品不良率方案。倘若他將會議目標認為“探討如何降低產品的不良率”，則該目標肯定難以充作與會者提供意見的指南，因為他沒有具體地指出產品的不良率應降低多少，以及應在多長的時間內達到這個結果。但若他將會議目標改訂為“探討如何在十月底之前令產品不良率由目前的5%降低至3%”，則上述缺點將不複存在。

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