哈佛經理會議管理要點(doc 24頁)

哈佛經理會議管理要點內容提要：
陳述前的準備工作
主席在陳述前必須做妥準備工作。至於準備時間長短，則視主席陳述經驗的多寡，以及主席對陳述的主題的了解程度而定。一般說來，主席在陳述之前至少必須做好下列各項準備工作：
(1)了解聽眾。主席應設法了解聽眾對陳述的主題到底有多大的興趣、對陳述的主題擁有多少知識以及對陳述的主題抱什麼態度。
(2)熟悉陳述的主題。主席對陳述的主題應具一定的深度與廣度的認識。唯有這樣，他才能答複聽眾的疑問，也唯有這樣，聽眾才會感到他言之有理。
(3)設定希望實現的具體目標。主席應先確定，他到底希望聽眾從他的陳述中得到什麼樣的觀念、對於所得到的觀念產生什麼樣的看法以及把所得到的觀念充作什麼樣的作用。
(4)將有助於實現上述具體目標的各種信息羅列出來。這些信息包括一般性的消息、研究的成果、理論、案例、個人經驗、別人的觀念等。
(5)根據所能運用的陳述時間，從已經羅列出來的各種信息中選擇最重要者與最切題者。
(6)考慮使用適當的視聽器材。切記：當人們聽到某些事情的時候，也能同時看到這些事情，則他們對這些事情的理解程度將大為提高。
(7)準備一份陳述的綱要，以供陳述時使用。該份綱要可劃分為引言、本體與結語等三部分。“引言”部分旨在吸引聽眾注意，並且清楚地將陳述目的溝通給他們。例如在會議剛開始時，主席把會議的目標、進行的方式，以及他對與會者的期望，簡明扼要地作說明，即是一種良好的引言。“本體”部分旨在將陳述的內容按邏輯程序進行闡釋或剖析。在此所謂羅輯程序，是指方便聽眾掌握信息的程序，例如由簡而繁、由已知到未知、由過去到現在、由少數到多數等陳述內容摘要，並且指出由該陳述所獲得的啟示。據說某位善於陳述的布道家，曾經透露他的陳述要訣：“先告訴他們你即將告訴他們的是什麼；接著便告訴他們；最後再告訴他們你先前所告訴他們的是什麼。”

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