會議的基本知識概述(ppt 99頁)

會議的基本知識概述目錄：
1、會議的概念
2、會議的構成要素
3、會議的主要種類
4、公司常見會議的種類與作用
5、會議籌備
6、正確選擇會址
7、製發會議的姓名卡片和會議證件
8、發放會議文件資料
9、準備會議所需用品和設備
10、熱情迎接與會者
11、……

會議的基本知識概述內容提要：
會議的構成要素：
會議的要素即會議的組成因素。
分為基本要素和其它要素兩大類。
基本要素即所有會議必有的要素（目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程）。
其他要素即可供選擇的、並非為所有會議所共有的要素（名稱、服務機構、秘書機構、經費、文件材料、專用設備工具、各種消耗性材料）。
……

會議議程表的設計：
正確的設計方法：
①編製會議議程表時，首先應注意議題所涉各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。
②議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質的問題集中排列在一起。
③保密性較強的議題，一般放在後麵。
……

發送會議通知的注意事項：
⒈明確會議通知發送對象
⒉落實發送的回複確認環節
⒊對書麵會議通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應醒目標出“會議通知”字樣。
⒋對於經常參加某類會議的部分人員，可用計算機打印出標簽或準備多套郵寄標簽，以免重複打印，對於計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。

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