秘書工作規律、思維與方法概述(ppt 63頁)

秘書工作規律、思維與方法概述目錄：
一、秘書工作規律
二、秘書工作思維
三、秘書工作方法
四、如何成為上司得力助手

秘書工作規律、思維與方法概述內容提要：
幾種常用的事務性工作處理方法：
1、建立台賬法。秘書在工作中建立必要的台賬，使雜亂無章的事務性工作從無序走向有序，是處理好各類事務的一種有效手段和基本方法。目前，隨著計算機的普及和推廣，可運用辦公自動化手段，借助數據庫管理軟件，分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等多種台賬，用於秘書事務性工作管理。
2、追根溯源法。此法主要適用於對領導交辦的各類突發事件的處理。因處理此類事件往往不屬於秘書的職責範圍，作為下屬也不便追問領導，這在一定程度上增加了處理的難度。例如，有一次某局新任局長交給秘書一項“重新推薦一名局領導擔任市裏某委員會領導小組成員”的任務，因此項工作並非秘書的職責範圍，秘書對許多情況並不了解。秘書接受任務後，采用了追根溯源的方法：他先與辦公室取得聯係，摸清參加該委員會上一屆領導小組的局領導是誰，又查到了該委員會的電話號碼，直接與該委員會聯係，弄清了該委員會對新組企業管理員的有關資格要求，然後結合局領導的分工，向新任局長提交了人選建議名單，獲得了局長批準，圓滿完成了此項任務。
3、觸類旁通法。秘書工作的出發點和落腳點都是為了更好地為領導服務，因此秘書不僅要做好事務性工作，更要通過對具體瑣碎事務的處理見微知著、舉一反三，為領導提供理更高層次的服務。比如，秘書通過處理來信、來訪進行綜合分析，查找工作中存在的不足和薄弱環節，及時向領導提出建設性的意見，就會使領導取得更多的工作主動權。
4、個人日誌法。作為一名秘書，每天都要處理大量的事務性工作，隻有安排好自己的時間，用有限的時間和精力集中處理重要事務，才能避免在瑣事上糾纏，收到事半功倍的效果。
5、綜合處理法。在日常工作中，將事務性工作按照輕重緩急進行排列，優先處理重要的事和急事，對一些不重要、不緊急但又必須辦的事務，采取合並同類項的方法有計劃地進行指處理，可以收到事半功倍之效。比如，在處理文件時可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來時一並送給領導，這樣既節省了來回送文的時間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領導。
6、授權委托法。秘書在特殊的情況下也可將一些常規性事務工作委托其他人員處理，以集中精力處理難事。比如，可把文件複印、裝訂等簡單的操作性事務交打字員完成，等等。
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