現代文員日常工作講義(doc 7頁)

現代文員日常工作講義內容提要：
第一條 傳達事務
1、接待來訪：來訪者不同，事有大小，文員要區別對待。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖，並引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見麵還是預約。對不宜會見的人，在請示相關人員後以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對方或是將個人意見報經理後接受答複。
2、接聽電話：接聽電話時一定要先聲明“這裏是××公司”，然後記下對方的姓名、工作單位等，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經理是否在。
3、轉達：需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容，並準確、迅速地轉達。
4、文件的收發及分送：收到的郵件或送來的文件首先要區別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書（這些區分的範圍需事先請示主任）。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有於之人直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。
第二條 日常運轉工作
1、日程的設計及其安排：對所確定的應由主任處理的事項 如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理，並隨時進行調查，協助主任製定出日程表。日程計劃應記入每月日程表，必要時在上麵記下預定內容和變更情況。
2、準備及安排：有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限製，因此必須提前做好適當的準備。
第三條 用品的整理
文員應將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。
1、在辦公室內：平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上麵記下品種和一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期。
2、主任外出時：主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應該注意事先做好準備好一定數量，需要收入提包內的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過主任後製做一張明細表事先貼好以防遺漏。
3、文件、資料的準備：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一並準備齊全，然後畫一張文件明細表以方便使用。
第四條 文件整理業務
1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失 、散亂，並且隨時可以提用，需要對文件進行整理。整理工作首先要根據主任的意見將文件分類，並放入固定的裝具和內容器內，使用中還要經常整理，做到很容易查到文件。
2、整理工作的關鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續的完善。
3、業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。
4、經過整理後，對文件進行裝訂，並給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取合租人意見後再製作一張文件分類的明細表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便於參照。
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