設備檔案整理方法研討(ppt 30頁)
設備檔案整理方法研討(ppt 30頁)內容簡介
設備檔案整理方法研討目錄:
一、歸檔範圍及保管期限
二、歸檔時間
三、歸檔要求
四、整理方法
設備檔案整理方法研討內容提要:
歸檔範圍及保管期限
1、機關、事業單位:辦公設備、電梯、車輛等采購申請與批複、協議書、合同來往函電(或招標、中標方麵的材料);開箱的隨機文件材料(包括說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規程、發票複印件等)。
2、企業:
①自製設備的歸檔材料(包括設備的設計、研製、試驗和製造過程中形成的文件材料,以及該項設備在安裝、使用、維護檢修、改造過程中形成的文件材料)。
②購置設備的歸檔材料(包括購置申請報告、批複、訂購協議、合同等購置文件、開箱隨機文件、線路安裝、保養、維修及使用後形成的文件材料)。
3、保管期限:
以辦公設備和交通設備為主的單位(如機關、團體、街道、管理性的企業和事業單位等),這些設備檔案的保管期限一般以“短期”為主。
歸檔時間
1、外購設備在投入使用之後,將開箱隨機文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。
2、自製設備在設備鑒定驗收並交付使用後一個月內由主管部門係統整理後歸檔;
3、維修方麵的文件材料,維修結束後一個月內歸檔。
歸檔的設備文件材料,必須完整,係統地反映設備從設計製造或申購到改造的全過程,文字及圖樣的表述與設備實體一致。相同型號的設備,隻歸檔一套即可。
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