現行檔案整理的一般步驟與方法(ppt 34頁)

現行檔案整理的一般步驟與方法目錄：
第一節、我國整理工作的曆史演變
第二節、新式檔案整理方法的主要特點
第三節、現行檔案整理的一般步驟與方法

現行檔案整理的一般步驟與方法內容提要：
在檔案保管和利用隻能靠手工的條件下，傳統的立卷方法在實際工作中也確實發揮過重要作用，不能說不是一種很好的整理方式。它按照一定的邏輯聯係，將分散的歸檔文件裝訂成“案卷”這個保管單位，存放整齊，提取方便。在檢索上，通過編製卷內文件目錄、案卷目錄甚至全引目錄等來提供檢索途徑，增強了手工檢索的針對性和有效性，這也正是這種方法能沿用並盛行幾十年的原因。
但傳統的整理方法本身也有許多不足，並給檔案工作的發展帶來了相當的負麵影響，特別是計算機技術越來越多地應用於檔案管理，其高效、快捷、靈活的檢索方式，使傳統整理方法的缺陷凸現得愈加明顯，同時也為整理方法的改革提供了真正的契機。傳統的以“案卷”為保管單位的整理方法，主要有以下一些缺陷：
一、傳統的立卷歸檔標準和方法複雜、模糊、繁瑣，在分類、立卷、保管期限的劃定上隨意性較大，難以把握，從而使立卷質量難以保證。另外，這種立卷方法的許多環節，如編頁號、裝訂等，完全是一種重複、枯燥的手工勞動，浪費大量人力物力資源；
二、也正式由於傳統的立卷方法不易掌握，再加上機關檔案專職人員較少，且又變動頻繁，使檔案行政管理部門不得不將工作重點放在重複、繁瑣的業務指導和培訓上，難以將本來就有限的人力物力投入到現代化管理、開發利用、執法監督工作中去，客觀上製約了檔案事業的發展；
三、不利於檔案的安全和保密。試想，利用者因需要卷內的某份文件而將整卷借出去，倘若丟失，損失的是多少件就不言自明；另外，若是涉密檔案，即便不外借，利用者也隻需要某一份文件，你也得將整卷調出，還得盯著不讓看卷內其他文件；

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