行政文秘人員培訓(ppt 208頁)

個人素質
專業技能
第一講 你適合做行政文秘嗎
課程安排
所謂“行政文秘人員”
遊戲：心目中的你
什麼樣的人適合做行政文秘人員
（一）個人條件
（二）個性要求
（三）品質要求
行政文秘人員需要具備什麼樣的能力
（一）辦事能力
（二）溝通能力
行政文秘人員的主要工作
第二講 職業形象設計
行政文秘的服飾設計
行政文秘服飾的基本要求
（一）與環境、身份相協調
（二）與體型相協調
（二）與體形相協調
（三）行政文秘穿著注意事項
女性行政人員的服裝
（一）女性行政人員辦公室著裝
（一）女文秘辦公室著裝
想一想：哪套是最合適的服裝？
（二）女性行政人員外出公務著裝
（三）女性行政人員社交場合穿著
男性行政人員的著裝
男文秘的著裝
（一）西服的選擇技巧
（一）西裝的選擇技巧
穿西裝的七個原則
（二）選擇襯衫的技巧
（三）選擇領帶的技巧
化妝技巧
（一）化妝技巧
（二）化妝注意事項
發型設計
（一）選擇適宜的發型
（二）頭發的保養
日常姿勢
（一）挺拔的站姿
（二）端莊的坐姿
（三）灑脫的走姿
（四）優雅的蹲姿
第三講 現代商務禮儀
掌握商務禮儀的重要性
課程程序
一 、隨從上司出行禮儀
1. 步行禮儀㈠
1. 步行禮儀㈡
1. 步行禮儀（三）
情景表演
2、計程車的座位次序
2、私家車時的座位次序
2. 乘車禮儀⑴
2. 乘車禮儀（2）
2. 乘車禮儀（3）
2. 乘車禮儀⑶
⑴ 上車姿勢Ⅰ
⑴ 上車姿勢Ⅱ
⑴ 上車姿勢Ⅲ
⑴ 上車姿勢Ⅳ
⑵ 下車禮儀Ⅰ
⑵ 下車禮儀Ⅱ
⑵ 下車禮儀Ⅲ
⑵ 下車禮儀Ⅳ
⑵ 下車禮儀Ⅴ
4、乘火車時的座位次序
角色演練:
二、 陪同上司商談禮儀
提問？
1. 細心聆聽
2. 適時圓場
三 拜訪客戶的禮儀
1、事先約好時間
2、做好準備工作
3、進入被訪者的辦公室
4、商談
5、結束拜訪
第四講 溝通技巧訓練
課程安排：
遊戲
請您幫忙
影響行政人員溝通的四個因素
（一）情緒因素
（二）表達方法
不合適的媒介
（三）個人因素
（四）環境因素
行政人員有效溝通的五個原則
（一）正確回應對方的話
（二）注意溝通中的態度
行政文秘四個有效的溝通技巧
（一）技巧一－－表示尊重
避免破壞性行為
（二）技巧二－－易地而處的聆聽
技巧三－－恰當的提問
技巧四－－給予有建設性的回應
案例分析
行政文秘如何與上司溝通
行政文秘與上司溝通的注意事項
向上司彙報工作的技巧
與上司爭論問題的技巧
批評領導的技巧
第五講 時間管理
課程程序
一. 分析時間
診斷工作環境，提高工作效率
討論：
辦公室“排毒4味丸”
小辦公室排毒案例
小辦公室排毒案例（續）
效率專家挑錯辦公室
辦公室排毒DIY
二. 時間管理的陷阱
1.豬八戒踩西瓜皮——滑到哪裏是哪裏
2. 不好意思拒絕別人
3．“反正時間還早”——拖延
4．文件滿桌病
5．喋喋不休的“電話粥”
6．源源不斷的信息
三. 如何跨越時間陷阱
1. 要事第一
2. 以終為始
3. 學會說“NO！”
4．辦公桌上的“5 S”運動
5．有效、恰當地利用電話
6 ．篩選信息
運籌他人的時間
時間管理矩陣圖
五、時間管理的工具
六. 你的計劃
第六講 緩解工作壓力
自我測試㈠：
自我測試㈡：
自我測試㈢：
自我測試㈣：
一 了解壓力
1. 何謂壓力
適當的壓力
過多的壓力
2.界定壓力
組織文化
工作特性
人的因素
3.鑒定壓力
二、 戰勝壓力
1. 你的想法
⑴ 不同的想法，不同的結果
⑵ 是什麼影響你的想法？
⑶ 選擇你的想法
⑷ 控製你的想法
2. 你的做法
⑴ 時間的壓力
⑵ 工作任務的壓力
⑶ 變化的壓力
⑷ 人際關係的壓力
三 放鬆自我
1. 盡情休息
2. 有規律地運動
珍惜不完美的人生

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