歸檔文件的整理方法概述(PPT 50頁)

培訓內容提要
☆ 整理依據
☆ 適用範圍
☆ 主要內容
☆ 熟悉掌握
☆ “三合一”製度
主要內容之一：歸檔文件的定義
主要內容之二：整理原則
主要內容之三：歸檔文件質量要求
主要內容之四：整理步驟
整理步驟之一：分件
※例：收到下級部門的請示文件並予以批複
整理步驟之三：分類
1、按文件辦結年劃歸年度
2、按機構分類——按機關內設機構加決策機構進行分類
3、按問題分類——按立檔單位職能進行分類
4、兩種分類方法的比較
整理步驟之四：劃分保管期限——根據檔案的利用價值劃分保管期限
整理步驟之五：排列
整理步驟之六：編號（指編製檔號）
圖示1：歸檔章式樣（注：標有“*”號為選擇項，下同）
整理步驟之七：歸檔文件目錄
※關於“歸檔文件總目”和檔案的排架
歸檔文件目錄排列編號
圖示3：歸檔文件目錄封麵式樣
整理步驟之八：裝盒
備考表
圖示5備考表式樣
☆雙套製歸檔
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