哈佛經理會議手冊(doc 21頁)

哈佛經理會議手冊內容簡介:
會議是指三個或三個以上的人(其中一個為主持人)，為發揮特定功能而進行的一種麵對麵的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項：
①提供信息；②彙集信息；③解決問題；④宣傳政策；⑤培育訓練。
會議隻是一種管理工具，一般人對它有著熱衷與厭惡兩種極端的態度!熱衷會議的人認為會議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來維護自己的觀點；厭惡會議的人則將會議看作浪費時間與浪費精力的一種活動。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來支持自己的見解。在這兩類人士之中，厭惡會議者似乎比熱衷會議者更多，極具諷刺意味的是：詛咒會議的人往往是些最不懂得開會，甚至是最喜歡濫開會議的人!
客觀地說，會議本身並不具備被熱衷或被厭惡的理由。因此，我們有必要恢複會議的真麵目。
熱衷會議的人總是強調會議的必要性，甚至認為它是不可缺少的。這未免言重了，因為就算不召開會議，一個機構照樣可以存在下去，更何況我們總能找到一些可以取代會議的途徑。
讓我們探索一下不用開會，卻照樣可以發揮會議功能——提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練——等諸種途徑。
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我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書麵報告從事信息的交流。這樣做，顯然要比開會更加經濟劃算。但值得注意的是，人們對書麵的東西有時不一定看，就算看了也不一定能完全理解。從這種意義來說，則開會不失為提供信息的一種明智的舉措。在會議中，主席不但能當麵澄清與會者的疑問，而且可借助視聽器材，以增進與會者對信息的了解與興趣。
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召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效的方法。你可以請求信息提供者，用書麵的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它複印然後分發出去。另外，可通過個別約見有關人士，當麵向他們收集信息，這樣做效果極佳。

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