業主檔案管理標準作業規程(doc 2頁)

業主檔案管理標準作業規程內容提要：
一、 目的
規範業主檔案的保管與跟蹤工作。
二、 適用範圍
適用於物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。
三、 職責
１、 服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
２、 服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
四、 程序要點
１、 業主檔案內容
（１） 經業主簽署後的《業主公約》。
（２） 經業主簽署後的《消防安全責任書》。
（３） 《業主家庭情況登記表》。
（４） 《鑰匙領用登記表》。
（５） 《業主證領用登記表》。
（６） 《業主入住驗房表》。
（７） 《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
（８） 《違章處理通知單》及處理結果資料。
（９） 業主的有關證件複印件。
（１０） 其他應保存的資料。
２、 檔案盒（夾）的製作
（１） 根據檔案盒（夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。
（２） 在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由 組織機構、名稱組成，如：
×××－×?×－S?W－業主檔案：表示物業管理有限公司××管理處公共事務部管理的業主檔案。
（３） 將製作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立麵距頂部3cm位置上，並排列在檔案櫃中。
３、 將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先後順序排列在檔案盒（夾）內。
按檔案盒（夾）內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目

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