酒店旅遊團隊接待程序(doc 3頁)

酒店旅遊團隊接待程序內容簡介：
1.0目的
旅遊團隊是構成客房客源結構的一部分，淡季時要爭取旅遊團隊入住以保證客房開房率，旺季時則要適當控製旅遊團隊比例，為此要建立與旅行社良好關係，加強溝通聯係，使相互間業務互惠互利。
2.0適用範圍
與旅行社接洽、協商、簽訂合同，處理團隊預訂及跟蹤反饋工作。
3.0職責
3.1訂房員負責與旅行社保持聯係，編寫有關合同，處理預訂及整理記錄。
3.2預訂中心主管負責審核預訂，整理及提交合同，拓展旅行社業務。
3.3部門經理負責確定旅行社業務的方向，向總經理建議旅行團預訂的比例控製，審批旅行社房價協議。
4.0工作程序
4.1旅行團隊預訂程序
4.1.1接到預訂
4.1.1.1團體接待預訂一般以旅行社發傳真確認為主，接到預訂盡快完成預訂並回傳確認(特殊情況例外)。訂房員接到旅行社傳真預訂，了解預訂的房間和用餐是否能夠安排，然後在傳真中注明回複結果，並簽署回複人員的名字，蓋確認章，向對方確認。
4.1.1.2預訂員填寫手工“團體接待通知書”，並輸入華儀程序生成電腦訂單。
4.1.1.3特殊的團隊預訂，需提前將“團體接待通知書”的內容輸入電腦，並輸入華儀程序生成電腦客房及用餐訂單。
4.1.2再次確認
4.1.2.1預訂員每周一至周五的團體接待預訂需提前一天與對方(旅行社)進行再次確認，以保證預訂的準確性，如有修改應及時更改手工單及華儀電腦訂單。如有特殊要求要在“團體接待通知書”上注明清楚,每周五需要完成三天(即周六、周日以及下周一)訂單。
4.1.2.2與對方進行再次確認，要求在原始訂單的右上方注明確認情況(包括對方確認人、經手人、日期等)。
4.1.2.3完成每日訂單的再次確認後，先複核手工單及電腦的訂單是否一致，檢查無誤後，預訂員將原始手工單交由主管審核無誤後簽名。
4.1.2.4主管審閱後複印預訂手工單，將複印件交總台。

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