文件和數據管製辦法(doc 50頁)

文件和數據管製辦法內容提要：
文件之發行
5.6.1 管理規章
5.6.1.1 文件發行,應由資料中心加蓋發行章(如附件八);資料中心發行文件時,應同時記述:文件編號、文件名稱、頁數、版次、製訂人及發行日等於”文件發行記錄表”中
5.6.2 文件若重新發行,需文件整份發行;若僅修改其中幾頁,在不影響頁數增減之下,則僅需發行修改版次之封麵及修改之頁次即可,不需整份重新發行;否則,頁數如有任何變更均需要重新發行.
5.7 文件之分發
5.7.1 管理規章第一次發行時,權責單位需在文件分發建議表上選定分發單位(如附件九)給數據中心參考分發;管理規章第二次發行之後的分發單位即可參照上一次的文件分發記錄表辦理,但若權責單位需要增補分發單位,仍需填寫文件分發建議表給數據中心參考分發;
5.7.2 數據中心在分發管理規章文件時,應同時在文件分發記錄表中記述文件流向:分發編號領用單位、領用者與領用日期等(如附件四).
5.7.3 文件增補分發時,應登錄於原該版次的分發記錄表及文件分發總覽表中,並記錄如5.7.2之記述項目.
5.7.4 分發新版次文件時,分發單位在讓領用單位領取新版次文件時,在分發記錄表上簽名的同時,舊版次應同時收回銷毀;並在舊版文件分發記錄表之備注欄上,注明回收狀況,以“O”代表已回收,以”X”代表遺失,若領用單位找不到舊版文件則需開立”文件需求申請表”重新申請文件,數據中心收到後即發行新文件;同時,還應在”ISO文件回收記錄表”如附件十五)中詳細記述文件回收狀況:文件編號、文件名稱、版次、分發編號、被回收單位簽名及回收日期等(發行給外包商及供貨商等自行銷毀).
5.7.5 申請單位向數據中心索取相關文件分發至外包廠商、供應廠商或客戶等單位時,申請單位應填寫”文件需求申請表”(如附件十六),經部門主管及資料中心主管批準,資料中心才給予辦理.

..............................