公司檔案管理製度樣本(doc 4頁)

公司檔案管理製度樣本內容提要：
文件點收：��
文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：��
1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。
3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收後 ，文件送歸檔。
……

文件整理：��
點收文件後，應依下列方式整理：��
1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
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檔案分類：��
1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若幹大類，再在同類中依序分為 若幹小類。
2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後 另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設“卷次”編號，以便查考。
4.每一檔夾封麵內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個“目次”編號為原則。

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