某公司檔案管理準則(doc 3頁)

某公司檔案管理準則內容提要：
第一條 管理部門
1．文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存影本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經文書管理部門主管同意後妥善保存，文書管理部門以影本歸檔。
2．各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經理室或事業部經理室統一製定，總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定並報送總管理處。
第二條 文件點收
文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收：
1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2．文件如經過抽查，應有管理部門主管的簽認。
3．文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦。
4．與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。
5．有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送指定保管部門簽收後，將文件歸檔處理。
第三條 文件整理
點收文件後，應依下列方式整理：
1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2．右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。
3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

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